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Eliminato utilizzo Modulo PROCURA SPECIALE per deposito domande nel Registro Imprese/REA

dal 1 ottobre 2021

AVVISO del 19 maggio 2021

Il Conservatore del Registro delle Imprese
dr. Michele Marchetto

D’intesa con le Camere di Commercio del Triveneto, che hanno già provveduto all’eliminazione del modulo cartaceo di procura speciale, e tenendo conto del processo di riorganizzazione complessiva dei servizi di trasmissione delle domande telematiche, già avviato a livello nazionale anche da altre Camere come Milano, Roma e Brescia, la Camera di Commercio di Vicenza informa che, oltre che per il deposito dei bilanci di esercizio (disposizione già in uso dal 1° ottobre 2020),

dal 1° OTTOBRE 2021

NON è più consentito il deposito di domande telematiche nel Registro Imprese/REA con il modulo cartaceo di "procura speciale” accompagnato dalla copia del documento d'identità personale del sottoscrittore, e ciò con riferimento a tutti i tipi di adempimenti da inviare al Registro Imprese/R.E.A. e a tutte le tipologie di soggetti obbligati e/o legittimati.

Pertanto dal 01/10/2021 il soggetto obbligato o legittimato alla presentazione della domanda o denuncia o dell'atto da pubblicare (es. titolare impresa individuale, legale rappresentante, amministratore, liquidatore, sindaco, revisore, ecc.) dovrà presentare la modulistica ministeriale sottoscritta esclusivamente con la propria firma digitale.

Resta inteso che gli intermediari continueranno a svolgere le importanti attività di predisposizione e invio delle domande telematiche, che dovranno però riportare la firma digitale del soggetto obbligato o legittimato all’adempimento.

Per ulteriori dettagli consultare le schede Supporto Specialistico Registro Imprese definite d’intesa con le Camere di Commercio del Triveneto tenendo conto delle diverse tipologie di adempimenti e dei soggetti obbligati/legittimati al loro invio.

Si raccomanda ai soggetti interessati di acquisire per tempo il dispositivo di firma digitale e, per chi ne fosse già in possesso, a verificarne il corretto funzionamento e la scadenza.

Dal punto di vista normativo, la dismissione della procura cartacea consentirà di dare completa attuazione all’art. 31 della Legge 340/2000, che richiede la firma digitale del soggetto obbligato/legittimato alla presentazione delle domande al Registro Imprese, rispondendo primariamente all’esigenza di assicurare certezza sull’identità del soggetto tenuto all’adempimento.

 

Quindi, a seguito dell’eliminazione del Modulo “Procura Speciale” dal 1° ottobre 2021 la modalità di sottoscrizione delle istanze da inviare al Registro Imprese e REA, viene regolamentata come di seguito precisato.

1. Soggetti obbligati/legittimati all'intestazione e sottoscrizione con firma digitale della distinta e relativa modulistica del Registro Imprese
Il modello di Comunicazione Unica e la distinta Registro Imprese devono riportare come soggetto intestatario dichiarante esclusivamente uno dei tre soggetti sotto indicati, che sottoscrive con la propria firma digitale (in formato .p7m).

a) Amministratori/liquidatori/sindaci/titolare di impresa individuale (vedi parafrago sotto)
b) Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili (vedi paragrafo sotto)
c) Notai (vedi paragrafo sotto)

2. Intermediario (colui che cura materialmente la sola trasmissione della pratica)
Le domande/denunce di iscrizione al Registro delle imprese o al REA potranno essere “inviate” anche da intermediari (es. Associazioni di categoria, Agenzie di pratiche amministrative, Professionisti del settore in genere). L’intermediario continuerà quindi a svolgere un ruolo importante nelle interlocuzioni con l’Ufficio per le domande/denunce presentate, non potrà più però qualificarsi come “dichiarante”, e quindi non sarà più obbligato a firmare a tale titolo la domanda di iscrizione o di deposito, che deve invece riportare i dati dei soggetti indicati al precedente punto 1), e deve essere da questi firmata digitalmente.

La domanda di iscrizione o deposito, ovvero la distinta ComUnica, deve essere firmata digitalmente anche dall’intermediario, nel caso in cui, come domicilio elettronico della pratica (*), venga indicata la casella PEC di posta elettronica certificata dell’intermediario stesso.

(*) Distinta ComUnica: riquadro 4 “Indirizzo email o PEC” del dichiarante

3. Casi di esonero della sottoscrizione digitale da parte dei soggetti obbligati (vedi paragrafo sotto)

Si tratta di istanze che vengono presentate direttamente dal soggetto obbligato (amministratore, liquidatore, sindaco, titolare di impresa individuale, legale rappresentante di Soggetto iscritto nel R.E.A...ecc.) con l'apposizione della propria firma digitale.

Elenco esemplificativo di alcuni tra i più frequenti adempimenti:

  • Iscrizione delle nomine, conferme e cessazioni degli amministratori/liquidatori

Ogni amministratore/liquidatore nominato o confermato deve firmare digitalmente la domanda di iscrizione. Se la società è dotata di un organo di controllo, in caso di cessazione di uno o più amministratori/liquidatori, la domanda deve essere firmata digitalmente anche da un sindaco effettivo, soggetto obbligato a comunicare la cessazione.

Per favorire l’acquisizione delle firme digitali di tutti gli amministratori/liquidatori può essere utilizzato il MODELLO FIRME ISCRIZIONE NOMINA, che va compilato e sottoscritto individualmente da ogni amministratore/liquidatore nominato/confermato o sindaco effettivo per cessazione amministratori, fermo restando che almeno uno degli amministratori obbligati all’adempimento deve comunque risultare quale “dichiarante” e firmare digitalmente la domanda di iscrizione.

  • Iscrizione delle nomine, conferme e cessazioni dei sindaci/revisori legali

La domanda di iscrizione del sindaco/revisore legale nominato, confermato o cessato deve essere firmata digitalmente da un amministratore.

  • Scioglimento della società di capitali accertato dagli amministratori

La domanda di iscrizione della dichiarazione di scioglimento della società, qualora intervengano una delle cause previste dall’art. 2484, comma 1, numeri da 1 a 5, cc., deve essere firmata digitalmente da uno dei componenti l’organo amministrativo. Alla domanda di iscrizione deve essere allegato l’atto da iscrivere, cioè la dichiarazione con la quale tutti i componenti l’organo amministrativo attestano che si è verificata una delle cause di scioglimento sopracitate, firmata digitalmente da tutti i soggetti che la rendono.

In luogo della dichiarazione può essere allegata la copia del verbale/decisione dell’organo amministrativo, con il/la quale lo stesso, presenti tutti i membri e all’unanimità, accerta il verificarsi della causa di scioglimento della società; il verbale dell'organo amministrativo va prodotto:

  • in “copia per immagine” di documento in origine cartaceo, firmato digitalmente dall’amministratore che sottoscrive la domanda di iscrizione, dichiarato conforme all'originale con la seguente dichiarazione:

«Il/La sottoscritto/a ………….., nato a ………. il …………….. dichiara, consapevole delle responsabilità penali previste ex art. 76 del D.P.R. 445/2000 in caso di falsa o mendace dichiarazione resa ai sensi dell’art. 47 del medesimo decreto, che il presente documento è stato prodotto mediante copia per immagine dell’originale analogico e che ha effettuato con esito positivo il raffronto tra lo stesso e il documento originale ai sensi dell’art. 4 del D.P.C.M. 13 novembre 2014»;

  • in originale informatico con firma digitale di tutti i sottoscrittori (art. 21, comma 2, del d.lgs 82/2005), formato ai sensi dell’art. 2215 bis cc

  • Denunce al REA di Soggetti collettivi (avvio, modifica, cessazione dell’attività economica)

La denuncia/domanda (modd. S5, UL) deve essere firmata digitalmente da un componente l’organo amministrativo/socio amministratore o socio accomandatario/legale rappresentante dell’impresa.

  • Domande al R.I. (iscrizione, modifica, cessazione) e denunce al R.E.A. di impresa individuale

La domanda/denuncia deve essere firmata digitalmente dal titolare dell’impresa individuale.

  • Autocertificazioni o dichiarazioni sostitutive da allegare alle domande/denunce di iscrizione

In generale le autocertificazioni/dichiarazioni sostitutive di atto notorio:

a) se rese dal “dichiarante” che firma digitalmente la Distinta, devono essere inserite nel modello Note all’interno della Distinta oppure in un file allegato alla Distinta stessa.

b) se rese da soggetto diverso dal “dichiarante” che firma digitalmente la Distinta, devono essere inserite in un file allegato alla Distinta e firmate digitalmente dai soggetti che le rendono.

Se l'autocertificazione/dichiarazione sostitutiva è resa da coloro che a vario titolo operano nell'impresa (es.: responsabile tecnico), ma non sono obbligati all'adempimento, la stessa può essere sottoscritta con firma autografa dal soggetto che la rende, scansionata e allegata alla pratica di iscrizione al registro imprese/REA. Deve inoltre essere allegata la fotocopia del documento di identità personale di colui che la sottoscrive (art. 38 D.P.R. 445/2000).

Il documento informatico contenente l'autocertificazione/dichiarazione sostitutiva, sottoscritta con firma autografa, e il documento di identità di cui sopra devono riportare la firma digitale del "dichiarante" cioè del soggetto che firma digitalmente l'istanza, per assicurare l'integrità del documento digitale.

Per ulteriori dettagli consultare le schede Supporto Specialistico Registro Imprese

L’art. 31, commi 2 quater e 2 quinquies, della Legge n. 340/2000 (come introdotto dalla legge n. 350/2003) prevede che gli iscritti all'Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili, muniti di firma digitale, incaricati dai legali rappresentanti della società, possono richiedere l’iscrizione nel Registro delle imprese di tutti gli atti societari per i quali la stessa sia richiesta e per la cui redazione la legge non richieda l’intervento del Notaio. I

l Decreto Legislativo 28 giugno 2005, n. 139 "Costituzione dell'Ordine dei dottori commercialisti e degli esperti contabili, a norma dell'articolo 2 della legge 24 febbraio 2005, n. 34", all’art. 1 “Oggetto della professione”, comma 4, lettera f, più in generale prevede, inoltre, che agli iscritti “è riconosciuta competenza tecnica per l’espletamento delle seguenti attività: … il deposito per l’iscrizione presso enti pubblici o privati di atti e documenti per i quali sia previsto l’utilizzo della firma digitale, ai sensi della L. 15 marzo 1997 n. 59, e del testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui al D.P.R. 28.12.2000, n. 445, e loro successive modificazioni” e che pertanto gli iscritti all’Albo dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili sono da ritenersi in tutto e per tutto soggetti legittimati al deposito di atti, domande e denunce presso gli enti pubblici.

Le citate disposizioni di legge, consentono pertanto di estendere l’ambito di applicazione oltre che alle Società commerciali, anche agli altri soggetti non societari iscritti nel Registro delle imprese, alle imprese individuali e ai Soggetti collettivi iscritti nel R.E.A.

Come specificato in una nota del Ministero dello Sviluppo Economico del 09/10/2019 i richiami agli iscritti nell’Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili si intendono riferiti agli iscritti nella Sezione A Commercialisti dell’Ordine.

I professionisti iscritti all’Ordine dei Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili che sottoscrivono la distinta della domanda/denuncia ai sensi dell’art. 31, della Legge n. 340/2000, indicano nella stessa la loro qualità di “Professionista Incaricato”, riportando la seguente dichiarazione nel MODULO NOTE della distinta del Registro delle imprese (da utilizzare per tutte le nature giuridiche e per tutte le tipologie di adempimenti):

«Il sottoscritto Dott./Rag. _________, consapevole delle responsabilità penali previste in caso di falsa dichiarazione, ai sensi degli artt. 46 e 47 D.P.R. n. 445/2000, dichiara, ai sensi dell’art. 31, comma 2 quinquies della Legge n. 340/2000:

  1. di essere iscritto alla sezione A dell’Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili della Provincia di ____________ al n. _____e di non aver procedimenti disciplinari in corso che comportino la sospensione dall'esercizio dell'attività professionale
  2. di essere stato incaricato da tutti i soggetti obbligati per legge alla presentazione della presente domanda/denuncia, ivi compresi i soggetti indicati nei modelli Intercalari P, se allegati alla presente, allo scopo di assolvere a tutti gli adempimenti pubblicitari in essa contenuti, così come previsto dalle corrispondenti disposizioni normative di riferimento.»

Il punto 1) della dichiarazione può essere omesso se la distinta viene sottoscritta digitalmente dal commercialista con il “certificato di ruolo” rilasciato dall’Ordine, e lo stesso si qualifica in distinta come “Professionista incaricato”.

 

Elenco esemplificativo di alcuni tra i più frequenti adempimenti:

  • Iscrizione delle nomine, conferme e cessazioni degli amministratori/liquidatori

Ogni amministratore/liquidatore nominato o confermato può incaricare il Commercialista perché sia chiesta l’iscrizione della sua nomina.
L’amministratore può incaricare il commercialista anche per la comunicazione di cessazione degli amministratori, se la società è priva di organo di controllo. Se la società è dotata di un organo di controllo, in caso di cessazione di uno o più amministratori/liquidatori, il sindaco, soggetto obbligato all’adempimento, può incaricare il commercialista che firma digitalmente la domanda. Se il commercialista non riesce ad acquisire l’incarico da tutti gli amministratori/liquidatori, coloro che non hanno conferito l’incarico possono essere ricompresi nell’unica domanda di iscrizione firmata dal commercialista (incaricato da almeno un soggetto obbligato/legittimato) se sottoscrivono digitalmente ed individualmente il MODELLO FIRME ISCRIZIONE NOMINA.

  • Iscrizione delle nomine, conferme e cessazioni dei sindaci/revisori legali

La domanda di iscrizione del sindaco/revisore legale nominato, confermato o cessato può essere firmata digitalmente dal Commercialista su incarico di un amministratore.

  • Scioglimento della società di capitali accertato dagli amministratori

La domanda di iscrizione della dichiarazione di scioglimento della società, qualora intervengano una delle cause previste dall’art. 2484, comma 1 numeri da 1 a 5, cc, deve essere firmata digitalmente dal Commercialista incaricato dall’amministratore unico/un componente dell’organo amministrativo.
Alla domanda di iscrizione deve essere allegato l’atto da iscrivere, cioè la dichiarazione con la quale tutti i componenti l’organo amministrativo attestano che si è verificata una delle cause di scioglimento sopracitate, firmata digitalmente da tutti i soggetti che la rendono.

In luogo della dichiarazione può essere allegata la copia del verbale/decisione dell’organo amministrativo, con il/la quale lo stesso accerta il verificarsi della causa di scioglimento della società; il verbale dell'organo amministrativo può essere prodotto in:

a) copia informatica in PDF/A che riproduce il contenuto del documento originale, completa dell’indicazione dei sottoscrittori;

b) copia per immagine di documento in origine cartaceo;

c) originale informatico con firma digitale di tutti i sottoscrittori (art. 21, comma 2, del d.lgs 82/2005), formato ai sensi dell’art. 2215 bis cc.

I documenti di cui ai punti a) e b) devono riportare la dichiarazione di conformità all'originale del professionista con la seguente dichiarazione:

«Il sottoscritto ………………………, ai sensi dell’art. 31 comma 2 quinquies della Legge 340/2000, dichiara che il presente documento è conforme all’originale depositato presso la società».

  • Altre iscrizioni di atti e fatti al Registro delle Imprese

I professionisti devono essere incaricati alla trasmissione dal soggetto tenuto all’adempimento presso il Registro delle Imprese; a tal fine riportano la dichiarazione nel MODULO NOTE di ciascuna pratica trasmessa.

  • Denunce al R.E.A. di Soggetti collettivi (avvio, modifica, cessazione dell’attività economica)

La denuncia/domanda (modd. S5, UL) può essere firmata digitalmente da un commercialista appositamente incaricato da un componente l’organo amministrativo/socio amministratore o socio accomandatario/legale rappresentante dell’impresa.

  • Domande al R.I. (iscrizione, modifica, cessazione) e denunce al R.E.A. di impresa individuale

La domanda/denuncia può essere firmata digitalmente da un commercialista appositamente incaricato dal titolare dell’impresa individuale.

  • Autocertificazioni o dichiarazioni sostitutive da allegare alle domande/denunce di iscrizione

In generale le autocertificazioni/dichiarazioni sostitutive di atto notorio:

a) se rese dal “dichiarante” che firma digitalmente la Distinta, devono essere inserite nel modello Note all’interno della Distinta oppure in un file allegato alla Distinta stessa.

b) se rese da soggetto diverso dal “dichiarante” che firma digitalmente la Distinta, devono essere inserite in un file allegato alla Distinta e firmate digitalmente dai soggetti che le rendono.

Se l'autocertificazione/dichiarazione sostitutiva è resa da coloro che a vario titolo operano nell'impresa (es.: responsabile tecnico), ma non sono obbligati all'adempimento, la stessa può essere sottoscritta con firma autografa dal soggetto che la rende, scansionata e allegata alla pratica di iscrizione al registro imprese/REA. Deve inoltre essere allegata la fotocopia del documento di identità personale di colui che la sottoscrive (art. 38 DPR 445/2000).

Il documento informatico contenente l'autocertificazione/dichiarazione sostitutiva, sottoscritta con firma autografa, e il documento di identità di cui sopra devono riportare la firma digitale del "dichiarante" cioè del soggetto che firma digitalmente l'istanza, per assicurare l'integrità del documento digitale.

Il Notaio è legittimato a presentare le domande di iscrizione al registro delle imprese:

  • in esecuzione di tutte le formalità che dipendono dagli atti da lui rogati o autenticati (art. 31 comma 2-ter, Legge 340/2000);
  • di atti/fatti strettamente collegati al completamento-perfezionamento della pubblicità di atti notarili rogati o autenticati dal Notaio e già iscritti (es. comunicazione di avveramento/non avveramento della condizione sospensiva presente nell’atto notarile),
  • di altri atti/fatti, la cui iscrizione non risulti immediatamente collegata o dipendente dall’atto notarile dal medesimo ricevuto, in quanto la sottoscrizione della domanda con l’utilizzo della firma digitale di ruolo/funzione da parte del notaio presuppone il conferimento anteriore di un incarico professionale da parte dell’imprenditore (**).

Per la sottoscrizione delle domande di iscrizione nel Registro delle Imprese di atti e fatti, ovvero di denunce di iscrizione nel Repertorio Economico Amministrativo R.E.A., per le quali il Notaio non sia obbligato al relativo deposito, riguardanti Società, Cooperative, Consorzi, Imprese individuali ed altri Soggetti Collettivi iscritti nel Registro delle Imprese, nonché i Soggetti iscritti nel R.E.A., non è necessaria la formalizzazione dell’incarico in una formale procura speciale né alcuna dichiarazione esplicita di incarico in tal senso, essendo sufficiente l’utilizzo da parte del notaio della propria firma digitale di “ruolo” o “funzione”.

Autocertificazioni o dichiarazioni sostitutive da allegare alle domande/denunce di iscrizione

Qualora alla domanda di iscrizione al Registro Imprese/REA debba essere allegata un’autocertificazione o dichiarazione sostitutiva da parte di soggetto diverso dal notaio, la dichiarazione va allegata alla domanda in uno dei seguenti formati:

a) documento informatico (in file formato pdf/a) firmato digitalmente dal dichiarante;

b) documento analogico con firma autografa del dichiarante, acquisita per immagine in file formato pdf/a, firmato digitalmente dal notaio; in tal caso va allegata alla domanda (in file separato) anche copia per immagine del documento d’identità personale del dichiarante (art. 38 D.P.R. 445/2000). ​

(**) Orientamento approvato in data 24 settembre 2020 da parte della Commissione tecnico giuridica Unioncamere – Notariato – MISE:

«La domanda di iscrizione nel Registro delle Imprese da parte di un notaio, di atti o fatti per i quali il notaio non sia obbligato o facoltizzato per legge al relativo deposito, firmata con utilizzo del certificato di firma rilasciato dal Consiglio Nazionale del Notariato (cfr. circolare MISE 1 agosto 2003 n. 3563 /C), non richiede l’allegazione di una procura speciale su modello cartaceo o informatico.

E’ noto infatti che il CNN dal 12 settembre 2002 è iscritto nell'elenco pubblico dei certificatori della firma digitale e certifica le firme digitali dei notai nell’esercizio delle loro pubbliche funzioni e garantisce quindi non solo che la firma digitale appartiene al notaio e che è valida al momento dell’apposizione, come fa qualunque certificatore, ma anche che il titolare della firma è un notaio nell’esercizio delle sue funzioni.

L’utilizzo della firma digitale da parte del notaio essendo firma “di funzione” presuppone in ogni caso il conferimento di un incarico professionale specifico da parte del cliente.

Per tale motivo non appare necessaria la produzione di una formale procura speciale, né una dichiarazione esplicita di incarico in tal senso.»

In deroga all’obbligo di sottoscrizione digitale delle domande da parte di coloro che per legge ne sono obbligati alla presentazione, sono previste le seguenti ipotesi di esonero:

  1. Scioglimento di diritto della società di persone con contestuale richiesta di cancellazione
    Trattandosi dell'ultimo adempimento dell’impresa, le pratiche di scioglimento di diritto della società di persone con contestuale richiesta di cancellazione vengono accettate anche con il modello cartaceo “Procura speciale” rilasciata al “Soggetto incaricato”(***), che allega le dichiarazioni di scioglimento delle società di persone per causa operante di diritto sottoscritte graficamente dai soci con allegata copia del documento di identità dei sottoscrittori.
  2. Cancellazione delle società di capitali e delle società di persone
    Trattandosi dell'ultimo adempimento dell'impresa, le pratiche di cancellazione vengono accettate anche con il modello cartaceo “Procura speciale” rilasciata al “Soggetto incaricato”(***), che allega la dichiarazione dovuta sottoscritta graficamente dal liquidatore con allegata copia del documento di identità.
  3. Deposito bilancio finale di liquidazione con contestuale cancellazione e dichiarazione di approvazione espressa dello stesso
    Trattandosi dell'ultimo adempimento dell’impresa, queste pratiche vengono accettate anche con il modello  cartaceo “Procura speciale” rilasciata al “Soggetto incaricato”(***), che allega la dichiarazione dovuta sottoscritta graficamente dal liquidatore con allegata copia del documento di identità.
  4. Trasferimento quote di S.r.l. per causa di morte
    Trattandosi di adempimento unico da parte dell'erede, questa pratica viene accettata anche con il modello cartaceo “Procura speciale” rilasciata al “Soggetto incaricato”(***), che allega la dichiarazione dovuta sottoscritta graficamente dall'erede con allegata copia del documento di identità.
  5. Cancellazione di impresa individuale e di Soggetto iscritto nel R.E.A.
    Trattandosi dell'ultimo adempimento dell'impresa/Soggetto R.E.A., le pratiche di cancellazione vengono accettate anche con il modello cartaceo “Procura speciale” rilasciata al “Soggetto incaricato”(***), che allega la dichiarazione sottoscritta graficamente dal titolare dell’impresa individuale o dal legale rappresentante del Soggetto iscritto nel R.E.A., con allegata copia del documento di identità dell’interessato.

(***) Associazioni di categoria, Agenzie di pratiche amministrative, Professionisti del settore in genere 

Modulistica

Modello firme (Iscrizione propria nomina in qualità di Amministratore o Liquidatore)